Niveau 1 — Introduction à l'archivage

Qu'est-ce qu'une archive ?

Dans le langage courant, « archives » évoque des cartons poussiéreux au fond d'une cave. Pour un archiviste, la définition est bien plus large : les archives sont l'ensemble des documents produits ou reçus par une personne ou une organisation dans l'exercice de son activité, quels que soient leur date, leur forme et leur support.

Trois mots de cette définition méritent attention.

• Produits ou reçus : une facture envoyée par un fournisseur est une archive de votre organisation au même titre que le contrat que vous avez rédigé.
• Dans l'exercice de son activité : c'est le lien avec une activité qui fait l'archive. Un magazine acheté pour la salle d'attente n'en est pas une ; le procès-verbal d'un conseil d'administration, si.
• Quels que soient leur date et leur support : un courriel d'hier est une archive, comme un registre de 1950. Un fichier Excel, une photo, un message vocal, une vidéo peuvent l'être.

Les trois valeurs d'une archive

La valeur de preuve. Une archive prouve un droit, une obligation ou un fait : un titre foncier prouve une propriété, un contrat de travail prouve un engagement, une quittance prouve un paiement.

La valeur de gestion. L'organisation a besoin de ses documents pour travailler : retrouver le dernier avenant d'un contrat, consulter le dossier d'un client, préparer un budget à partir des comptes passés.

La valeur de mémoire. Certaines archives racontent l'histoire d'une institution, d'une ville ou d'un pays. Les registres d'une mairie, les délibérations d'une université, les photographies d'un chantier deviennent un patrimoine.

Archives publiques et archives privées

Les archives produites par l'État, les collectivités et les établissements publics sont des archives publiques : elles obéissent à des règles particulières de conservation et de communication. Les archives d'une entreprise, d'une association ou d'une famille sont des archives privées, ce qui ne les dispense pas d'obligations légales (comptabilité, données personnelles, droit du travail).

Archives papier, numériques et hybrides

Une organisation conserve aujourd'hui trois grandes familles d'archives. Les connaître est la première étape de tout projet.

Les archives papier

Contrats, factures, dossiers clients et fournisseurs, dossiers du personnel, courriers, rapports, procès-verbaux, registres, dossiers médicaux ou scolaires, actes administratifs, plans, cartes. Le papier reste majoritaire dans beaucoup d'administrations africaines. Ses ennemis : l'humidité, la chaleur, le feu, les insectes, les rongeurs, la lumière et les manipulations répétées.

Les archives numériques

PDF, documents Word, tableurs Excel, présentations, images, vidéos, fichiers audio, courriels, bases de données, fichiers comptables, RH ou techniques. Elles sont faciles à copier et à partager, mais aussi faciles à perdre : un disque qui tombe en panne, une clé USB égarée, un compte de messagerie supprimé au départ d'un salarié, une attaque par rançongiciel.

Elles ont un autre point faible : l'obsolescence. Un fichier n'est lisible qu'avec un logiciel capable de l'ouvrir. Dans vingt ans, certains formats d'aujourd'hui ne le seront plus.

Les archives hybrides

C'est le cas le plus courant : une partie du dossier existe sur papier, une autre sous forme numérique. Le dossier d'un agent contient l'original signé de son contrat, mais ses évaluations sont dans un logiciel RH et ses échanges dans une messagerie. Pour que le dossier soit complet, il faut savoir où se trouve chaque partie.

Où se cachent les archives ?

Un diagnostic révèle presque toujours des documents dispersés : armoires des bureaux, caves, ordinateurs personnels, clés USB, disques externes, serveurs partagés, messageries, groupes WhatsApp. Cette dispersion entraîne des doublons, des documents introuvables et des documents confidentiels accessibles à trop de personnes.

Le cycle de vie des documents

Un document ne garde pas la même utilité toute sa vie. La théorie des trois âges, formulée par l'archiviste français Yves Pérotin en 1961, décrit ce parcours. Elle reste la base de l'organisation de l'archivage dans le monde francophone.

Premier âge : les archives courantes (ou actives)

Le document est utilisé régulièrement pour le travail quotidien : un contrat en cours, un dossier client actif, la comptabilité de l'exercice. Il reste dans le service, au plus près de ceux qui l'utilisent.

Deuxième âge : les archives intermédiaires (ou semi-actives)

Le document n'est plus utilisé tous les jours, mais il doit être conservé pour des raisons administratives ou juridiques : un contrat terminé qui pourrait faire l'objet d'un litige, les comptes des exercices passés. Il peut être déplacé dans un local d'archives ou un espace d'archivage, mais il reste consultable.

Troisième âge : les archives définitives (ou historiques)

Une fois la durée d'utilité administrative écoulée, le document est soit éliminé, soit conservé définitivement pour sa valeur historique ou patrimoniale. C'est ce qu'on appelle le sort final.

La durée d'utilité administrative

La période pendant laquelle un document doit être conservé s'appelle la durée d'utilité administrative (DUA) ou durée de conservation. Elle dépend de la réglementation, du secteur, du type de document et des besoins de l'organisation. Elle commence à courir à partir d'un événement déclencheur : la fin d'un contrat, la clôture d'un exercice, le départ d'un salarié.

Le modèle anglo-saxon du records continuum présente le cycle de façon plus continue, adaptée au numérique : un document peut être géré comme archive dès sa création. Dans la pratique, les deux approches se complètent.

Pourquoi archiver ? Risques et enjeux

Bien gérer ses archives n'est pas une affaire de rangement. C'est une question de droits, de coûts et de survie de l'organisation.

Prouver et se défendre

En cas de litige avec un client, un fournisseur, un salarié ou l'administration, c'est le document qui fait la preuve. Une organisation incapable de produire un contrat signé, une quittance ou un procès-verbal perd souvent son procès, quel que soit le fond de l'affaire.

Respecter ses obligations

Comptabilité, fiscalité, droit du travail, protection des données personnelles, marchés publics : de nombreux textes imposent de conserver certains documents pendant une durée minimale, et d'en protéger d'autres. En Côte d'Ivoire, la loi n°2013-450 encadre par exemple le traitement et la conservation des données personnelles.

Travailler plus vite

Le temps passé à chercher un document est un coût caché considérable. Une recherche de vingt minutes, répétée plusieurs fois par jour dans chaque service, représente des semaines de travail perdues chaque année.

Survivre aux sinistres

Les risques sont bien réels :

• Incendie et dégât des eaux : un local d'archives détruit, c'est parfois des décennies de mémoire perdues.
• Rançongiciel : une attaque chiffre les serveurs et exige une rançon.
• Erreur humaine : suppression accidentelle, départ d'un salarié qui emporte ses fichiers.
• Panne : disque dur, coupure électrique, serveur hors service.

Préserver la mémoire

Les archives d'une institution racontent son histoire et celle de son territoire. En Afrique, une part importante de ce patrimoine documentaire est menacée faute de conditions de conservation adaptées. L'archivage est aussi une responsabilité envers les générations futures.