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Document Health Check

20 questions, 5 minutes : évaluez la maturité documentaire de votre organisation et recevez trois priorités d'action. Vos réponses restent dans votre navigateur.

Localisation et volumes

01Savez-vous où se trouvent toutes vos archives papier ?

Locaux, caves, bureaux, sites distants…

02Connaissez-vous le volume de vos archives (mètres linéaires, pages, fichiers) ?
03Vos fichiers numériques sont-ils centralisés ?

Plutôt que répartis entre ordinateurs, clés USB, e-mails et WhatsApp.

04Vos archives papier sont-elles conservées dans des locaux adaptés ?

À l'abri de l'humidité, du feu et des nuisibles.

Organisation

05Existe-t-il un plan de classement commun à toute l'organisation ?
06Pouvez-vous retrouver un contrat signé il y a 5 ans en moins de 10 minutes ?
07Les documents sont-ils nommés et décrits selon des règles communes ?

Métadonnées, conventions de nommage.

08Les doublons sont-ils identifiés et maîtrisés ?

Accès et sécurité

09Savez-vous qui a accès à vos documents confidentiels ?
10Les droits d'accès sont-ils revus quand un salarié change de poste ou part ?
11Les consultations et modifications de documents sensibles sont-elles tracées ?
12L'accès à vos systèmes documentaires est-il protégé par une authentification forte ?

Mot de passe robuste et second facteur.

Sauvegarde et risques

13Vos données sont-elles sauvegardées automatiquement ?
14Existe-t-il une copie de sauvegarde hors de vos locaux ?
15Que se passerait-il en cas d'incendie de vos locaux d'archives ?

Les documents essentiels existent-ils ailleurs ?

16Pourriez-vous reprendre votre activité après une attaque par rançongiciel ?

Sauvegardes isolées, restauration testée.

Conservation et conformité

17Existe-t-il une politique de conservation (durées par type de document) ?
18Les destructions de documents sont-elles décidées, autorisées et tracées ?
19Vos documents numériques importants sont-ils dans des formats pérennes ?

Par exemple PDF/A.

20Connaissez-vous les obligations légales applicables à vos archives ?

Transactions électroniques, archivage électronique, données personnelles.