Ce que couvre la solution Records management
Gérer vos documents d'activité selon leur contexte, leurs responsables, leurs métadonnées et leur cycle de vie, conformément à l'ISO 15489.
Plan de classement
Catégorie, sous-catégorie, série, sous-série, type de document : une structure validée par l'archiviste.
Types de documents
Pour chaque type : métadonnées, confidentialité, propriétaire, service responsable.
Règles de conservation
Durées de 5, 10, 20, 30 ans ou permanentes, selon les règles de l'organisation et le cadre juridique.
Événements déclencheurs
Fin de contrat, départ d'un salarié, clôture d'exercice : la durée court à partir du bon événement.
Sort final
Destruction, versement aux archives historiques ou conservation permanente.
Restrictions et gel
Restrictions d'accès, gel juridique, responsables désignés pour chaque série.
Un plan de classement construit avec vous
Nous ne livrons pas un plan de classement générique. Notre archiviste le construit avec vos services, à partir de vos documents réels et de vos obligations. Il est ensuite paramétré dans ARCHIVA360, versionné et documenté.
Les métadonnées font partie des concepts fondamentaux du records management selon l'ISO 15489. Chaque série reçoit les siennes : titre, auteur, dates, service, numéro, client, projet, localisation, confidentialité, durée, statut, version, empreinte.
- Plan de classement versionné et validé
- Référentiel des durées de conservation
- Matrice des responsabilités par série
- Documentation remise à l'organisation
Le cycle de vie d'un document
Durées possibles : 5, 10, 20, 30 ans ou permanent, selon les règles de l'organisation et le cadre juridique applicable.
Questions fréquentes
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous, un spécialiste vous répond.
Faut-il un archiviste dans notre organisation ?
Ce n'est pas obligatoire au démarrage. ADA met à disposition un archiviste pour concevoir les règles, puis forme un référent interne. À terme, un responsable documentaire identifié reste une bonne pratique.
Le records management s'applique-t-il aussi au papier ?
Oui. Les mêmes règles s'appliquent aux boîtes et dossiers physiques, suivis dans le module Archives physiques.