Ce que couvre la solution GED
Créer, capturer, classer, partager et retrouver vos documents au quotidien, avec versions, droits d'accès et traçabilité.
Import et dépôt
Glisser-déposer, import massif, capture depuis un scanner, un e-mail ou l'application mobile.
Classement structuré
Arborescences par direction et service, plan de classement commun, métadonnées obligatoires par type.
Versions et verrouillage
Historique complet des versions, verrouillage pendant la modification, comparaison entre versions.
Prévisualisation
PDF, PDF/A, Word, Excel, PowerPoint, images, TIFF, audio, vidéo et ZIP, sans téléchargement.
Partage maîtrisé
Partage interne ou externe avec droits limités, date d'expiration et journalisation.
Recherche
Plein texte, OCR, métadonnées, tags, dates, montants, services et types de documents.
Un classement que tout le monde comprend
La plupart des organisations ne manquent pas de documents : elles manquent d'un classement commun. ARCHIVA360 part de votre organisation réelle (Direction générale, Finance, RH, Juridique, Technique…) et la traduit en dossiers, séries et types de documents.
Chaque type de document porte ses propres métadonnées obligatoires. Une facture demande un fournisseur, un numéro et un montant ; un contrat, des parties, une date de signature et une échéance. Le classement cesse de dépendre de la mémoire de chacun.
- Arborescence type : Direction générale › Juridique › Contrats, Contentieux, Conventions
- Métadonnées proposées automatiquement par l'OCR et l'IA, validées par l'utilisateur
- Doublons signalés à l'import
- Documents liés entre eux : un contrat, ses avenants, ses factures
Questions fréquentes
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous, un spécialiste vous répond.
Quelle différence entre la GED et l'archivage électronique ?
La GED sert à travailler sur des documents vivants : les créer, les modifier, les partager. L'archivage électronique (SAE) intervient quand un document doit être conservé selon des règles, avec intégrité, traçabilité et durée de conservation. ARCHIVA360 réunit les deux, et fait passer un document de l'un à l'autre au bon moment.
Peut-on reprendre nos fichiers existants ?
Oui. Nos équipes reprennent vos serveurs de fichiers, disques externes, boîtes e-mail et anciens logiciels : dédoublonnage, classement, métadonnées, puis import. Voir notre service de migration.
Quels formats sont acceptés ?
Tous les formats courants : PDF, PDF/A, Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG, TIFF, audio, vidéo, ZIP. Pour la conservation longue durée, nous recommandons des formats pérennes comme le PDF/A.