Glossaire de l'archivage

A

Accès (droits d')

Autorisations accordées à un utilisateur ou un rôle pour consulter, modifier, partager ou archiver un document.

Archivage électronique

Ensemble des moyens qui permettent de conserver des documents numériques dans des conditions garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur lisibilité pendant la durée requise.

Archives

Ensemble des documents produits ou reçus par une personne ou une organisation dans l'exercice de son activité, quels que soient leur date, leur forme et leur support.

Archives hybrides

Dossier dont une partie existe sur papier et une autre sous forme numérique. Cas extrêmement courant.

Audit trailJournal d'audit

Enregistrement chronologique et inaltérable de toutes les opérations : qui, quoi, quand, depuis où, quelle action.

B

BlockchainRegistre distribué

Registre partagé et inviolable. En archivage, il sert à ancrer l'empreinte d'un document pour prouver son existence et son intégrité, pas à stocker le document.

C

ChecksumEmpreinte

Voir Empreinte numérique.

Chiffrement

Transformation des données pour qu'elles ne soient lisibles qu'avec une clé. S'applique au repos (stockage) et en transit (réseau).

Coffre-fort numériqueVault

Espace de conservation à sécurité renforcée pour les documents hautement sensibles.

Communicabilité

Possibilité, selon les règles applicables, de communiquer un document au public ou à un demandeur.

Cycle de vie

Étapes successives d'un document : création, usage actif, semi-actif, archivage, conservation longue durée, sort final.

D

Disaster recoveryPlan de reprise d'activité

Ensemble des mesures qui permettent de restaurer les systèmes et les données après un sinistre.

Durée de conservationDurée d'utilité administrative

Période pendant laquelle un document doit être conservé, fixée selon les règles de l'organisation et le cadre juridique.

E

Empreinte numériqueHash, SHA-256

Suite de caractères calculée à partir du contenu d'un fichier. Toute modification du fichier change l'empreinte.

Événement déclencheur

Événement à partir duquel court la durée de conservation : fin de contrat, départ d'un salarié, clôture d'exercice.

G

GECGestion électronique du courrier

Gestion du courrier entrant, sortant et interne : enregistrement, affectation, traitement, réponse, archivage.

GEDGestion électronique des documents

Outils pour créer, capturer, classer, partager, rechercher et travailler sur les documents au quotidien.

Gel juridiqueLegal hold

Suspension de toute destruction de documents liés à un contentieux, un audit ou une enquête.

H

Horodatage

Attribution d'une date et d'une heure certaines à un document ou une opération, idéalement par un tiers de confiance.

I

IDPIntelligent Document Processing

Traitement intelligent des documents : classification automatique et extraction des données par l'IA.

Indexation

Attribution de métadonnées ou de mots-clés à un document pour permettre de le retrouver.

Intégrité

Garantie qu'un document n'a pas été modifié depuis sa création ou son archivage.

ISO 14721OAIS

Norme décrivant le modèle de référence d'un système ouvert d'archivage pour la préservation à long terme.

ISO 15489

Norme internationale de référence pour le records management.

ISO 16363

Norme d'audit et de certification des dépôts numériques fiables.

ISO 19005PDF/A

Format PDF destiné à la conservation à long terme.

ISO 23081

Norme relative aux métadonnées pour les documents d'activité.

ISO 27001

Norme de système de management de la sécurité de l'information.

M

Métadonnées

Informations qui décrivent un document : titre, auteur, dates, type, service, confidentialité, durée de conservation, empreinte…

MFAAuthentification multifacteur

Connexion qui exige au moins deux preuves d'identité, par exemple un mot de passe et un code reçu sur un téléphone.

Migration

Transfert de documents d'un système, d'un support ou d'un format vers un autre, sans perte d'information ni d'intégrité.

Multi-tenant

Architecture où plusieurs organisations utilisent la même plateforme, chacune dans un espace strictement isolé.

N

Numérisation

Transformation d'un document papier en fichier numérique par scan ou photographie.

O

OCRReconnaissance optique de caractères

Technologie qui transforme l'image d'un texte en texte exploitable par l'ordinateur.

On-premiseSur site

Installation d'un logiciel dans l'infrastructure informatique du client.

P

Plan de classement

Structure hiérarchique (fonctions, séries, sous-séries, types de documents) qui organise les documents d'une organisation.

Préservation numérique

Ensemble des actions qui maintiennent l'accès à l'information dans la durée, malgré l'évolution des formats, logiciels et supports.

Q

QR code

Code-barres en deux dimensions. Apposé sur une boîte ou un dossier, il permet d'ouvrir sa fiche d'un simple scan.

R

RBACContrôle d'accès basé sur les rôles

Attribution des droits selon le rôle de l'utilisateur : archiviste, auditeur, direction, employé…

Records managementGestion des documents d'activité

Gestion des documents selon leur contexte, leurs responsables, leurs métadonnées, leurs règles et leur cycle de vie.

Règle 3-2-1

Trois copies des données, sur deux supports différents, dont une hors site.

S

SaaSSoftware as a Service

Logiciel utilisé en ligne, sur abonnement, sans installation chez le client.

SAESystème d'archivage électronique

Système qui conserve les documents selon des règles définies, avec traçabilité, intégrité et contrôle du cycle de vie.

Signature électronique

Procédé qui permet d'identifier le signataire et de garantir son consentement sur un document électronique.

Sort final

Devenir d'un document à la fin de sa durée de conservation : destruction, versement aux archives historiques ou conservation permanente.

SSOAuthentification unique

Connexion unique qui donne accès à plusieurs applications avec les mêmes identifiants.

V

Versement

Transfert de documents d'un service producteur vers le service d'archives.

W

WorkflowCircuit de validation

Enchaînement d'étapes (contrôle, validation, signature, archivage) par lesquelles passe un document.