Niveau 3 — Records management

Les principes de l'ISO 15489

Le records management (gestion des documents d'activité) organise la création, la conservation, l'utilisation et le sort final des documents qui témoignent des activités d'une organisation. Sa norme de référence internationale est l'ISO 15489-1:2016.

Le « record », un document qui engage

Un record est un document produit ou reçu dans le cadre d'une activité et conservé comme preuve de cette activité. Tous les documents ne sont pas des records : un brouillon ou une copie de travail ne l'est généralement pas ; la version signée d'un contrat, si.

Les quatre caractéristiques d'un document d'activité

• Authenticité : le document est bien ce qu'il prétend être, créé ou envoyé par la personne indiquée, au moment indiqué.
• Fiabilité : son contenu est une représentation exacte et complète de l'activité qu'il atteste.
• Intégrité : il est complet et n'a pas été altéré. Toute modification autorisée est tracée.
• Exploitabilité : on peut le retrouver, le présenter et l'interpréter, avec son contexte.

Un système, pas un logiciel

Pour l'ISO 15489, le records management repose sur des politiques (qui est responsable de quoi), des processus (capture, classement, conservation, élimination), des outils (plan de classement, référentiel de conservation, règles d'accès) et des systèmes informatiques. Un logiciel seul n'en fait pas un dispositif de records management.

Les responsabilités

La direction porte la politique ; le records manager ou l'archiviste conçoit les outils et contrôle leur application ; chaque agent capture et classe correctement les documents qu'il produit ; l'informatique garantit la sécurité et la disponibilité des systèmes.

Construire un plan de classement

Le plan de classement est la structure qui organise tous les documents de l'organisation. C'est l'outil le plus important du records management : il sert au rangement, à la recherche, aux droits d'accès et aux règles de conservation.

Classer par fonctions et activités

Un bon plan de classement suit les fonctions de l'organisation (ce qu'elle fait) plutôt que son organigramme (comment elle est organisée). Les organigrammes changent ; les fonctions restent.

La méthode en six étapes

1. Recenser les fonctions à partir des textes fondateurs, de l'organigramme et des entretiens.
2. Détailler les activités de chaque fonction.
3. Identifier les séries de documents produites par chaque activité.
4. Codifier : donner un code à chaque niveau (par exemple FIN.02.03) pour un classement stable.
5. Tester sur un échantillon réel de documents de chaque service.
6. Valider et versionner : faire approuver le plan, le dater, le numéroter.

Les pièges

• Trop de niveaux : au-delà de quatre ou cinq, personne ne s'y retrouve.
• Des intitulés vagues (« Divers », « Autres », « À classer »).
• Des doublons de séries d'un service à l'autre : un contrat ne se classe qu'à un seul endroit, les autres services y accèdent par les droits.

Les métadonnées

Les métadonnées sont les informations qui décrivent un document : son identité, son contexte, son contenu, sa gestion. Sans elles, un document archivé est introuvable et privé de son contexte. La norme ISO 23081 leur est consacrée.

Cinq familles de métadonnées

Choisir les bonnes métadonnées

Chaque type de document a ses métadonnées utiles : une facture demande un fournisseur, un numéro, une date et un montant ; un contrat demande des parties, une date de signature et une date d'échéance. Posez-vous une seule question : comment les utilisateurs chercheront-ils ce document dans cinq ans ?

Automatiser autant que possible

Beaucoup de métadonnées peuvent être capturées automatiquement : dates techniques, format, taille, empreinte, auteur du dépôt. D'autres peuvent être proposées par l'OCR et l'intelligence artificielle (montant, numéro de facture) puis validées par l'utilisateur. Ce qui reste à saisir à la main doit être minimal.

La qualité avant la quantité

Dix champs obligatoires mal remplis valent moins que trois champs toujours justes. Utilisez des listes de valeurs (types, services, niveaux de confidentialité) plutôt que du texte libre, pour éviter « Compta », « comptabilité » et « Service comptable » pour la même chose.

Conservation et sort final

Le référentiel de conservation (ou tableau de gestion) fixe, pour chaque série de documents, combien de temps la conserver et ce qu'elle devient ensuite.

Les éléments d'une règle de conservation

Règle d'or : la durée n'est jamais inventée. Elle s'appuie sur la réglementation applicable, les besoins de preuve et les besoins métier, et elle est validée par un juriste. Un logiciel applique les règles ; il ne les décide pas.

Les trois sorts finaux

• Destruction (élimination) : le document n'a plus d'utilité ni d'intérêt historique.
• Conservation définitive : le document a une valeur historique ou patrimoniale.
• Tri : on conserve un échantillon représentatif et on élimine le reste (par exemple une année sur dix).

Une élimination tracée

Détruire n'est jamais un geste anodin. Le processus : liste des documents arrivés à échéance → vérification qu'aucun gel juridique ne s'applique → validation par le responsable habilité → destruction sécurisée (broyage, effacement sécurisé) → certificat ou bordereau d'élimination conservé définitivement.

Le gel juridique

Quand un contentieux, un audit ou une enquête est en cours ou prévisible, toute destruction des documents concernés est suspendue, même si leur durée est écoulée. C'est le gel juridique (legal hold).