Niveau 6 — Administration ARCHIVA360

Organisation, utilisateurs et rôles

ARCHIVA360 est une plateforme multi-organisations : chaque organisation dispose d'un espace strictement isolé. L'administrateur de l'organisation y gère les utilisateurs et leurs droits.

Les rôles

Le principe du moindre privilège

Chaque personne reçoit les droits strictement nécessaires à sa mission, et pas davantage. Un comptable n'a pas besoin des dossiers RH ; un auditeur n'a pas besoin de modifier. Les droits se combinent : rôle + périmètre (dossiers, séries) + niveau de confidentialité.

Le cycle de vie des comptes

• Arrivée : création du compte avec le rôle adapté, activation de l'authentification multifacteur.
• Changement de poste : révision des droits (les anciens droits ne s'additionnent pas aux nouveaux).
• Départ : désactivation immédiate ; les documents restent dans l'organisation.
• Revue périodique : au moins une fois par an, chaque responsable confirme les droits de son équipe.

Paramétrer le classement et les règles

Le paramétrage traduit dans ARCHIVA360 les outils conçus avec l'archiviste : plan de classement, types de documents, métadonnées et règles de conservation.

L'ordre de paramétrage

1. Plan de classement : saisir les fonctions, activités et séries avec leurs codes.
2. Types de documents : facture, contrat, procès-verbal… avec, pour chacun, la série par défaut.
3. Métadonnées : pour chaque type, les champs obligatoires et facultatifs, avec des listes de valeurs.
4. Règles de conservation : durée, événement déclencheur, sort final, responsable, fondement.
5. Droits : qui accède à quelle série, à quel niveau de confidentialité.
6. Workflows : circuits de validation et versement automatique en fin de circuit.

Versionner le paramétrage

Le plan de classement et le référentiel de conservation évoluent. Chaque modification est datée, motivée et validée. Une règle de conservation modifiée ne doit pas raccourcir silencieusement la durée de documents déjà archivés : ARCHIVA360 trace chaque changement et signale les documents concernés.

Tester avant de déployer

Avant l'ouverture aux utilisateurs, testez chaque type de document avec des fichiers réels : la bonne série est-elle proposée ? Les métadonnées obligatoires sont-elles pertinentes ? La date d'échéance calculée est-elle juste ?

Sécurité, sauvegarde et reprise

L'administrateur est le gardien de la sécurité de la plateforme au quotidien.

Sécuriser les accès

• Authentification multifacteur (MFA) obligatoire, au minimum pour les administrateurs, archivistes et accès au coffre-fort.
• Authentification unique (SSO) avec l'annuaire de l'organisation quand c'est possible : un départ désactive tous les accès d'un coup.
• Politique de mots de passe et durée de session adaptées.
• Coffre-fort (Archive Vault) pour les documents les plus sensibles, avec accès nominatifs et justifiés.

Surveiller

Le Security Center affiche connexions, échecs, sessions, appareils, téléchargements inhabituels et droits excessifs. Un pic d'échecs de connexion ou un téléchargement massif doit déclencher une vérification.

Sauvegarder et restaurer

Règle 3-2-1, copie hors site, copie isolée. Mais surtout : tester la restauration. Une sauvegarde jamais restaurée est une hypothèse, pas une garantie. Fixez deux objectifs :

• RPO (perte de données maximale admissible) : jusqu'à quel point dans le passé doit-on pouvoir revenir ? Par exemple, la veille au soir.
• RTO (durée maximale d'interruption) : en combien de temps doit-on être de nouveau opérationnel ? Par exemple, 4 heures.

Le plan de reprise

Qui fait quoi en cas d'incident ? Qui décide, qui restaure, qui communique ? Le plan est écrit, connu et exercé au moins une fois par an.

Exploiter et piloter la plateforme

Une plateforme d'archivage se pilote avec quelques indicateurs suivis régulièrement.

Le tableau de bord

Volume de documents, documents archivés, stockage utilisé, documents à échéance, workflows en attente, alertes de sécurité. L'administrateur le consulte chaque semaine et le présente à la direction chaque trimestre.

Le Retention Center

Il liste les documents qui arrivent à échéance. Le processus : filtrer par série → vérifier les gels juridiques → faire valider par le responsable → appliquer le sort final → générer le certificat d'élimination. Aucune élimination n'est automatique.

Le Compliance Center

Il signale les écarts : documents sans métadonnées obligatoires, utilisateurs avec des droits excessifs, sauvegardes non vérifiées, contrôles d'intégrité en échec. Chaque écart devient une action avec un responsable et une date.

L'audit trail

Qui, quoi, quand, depuis où, quelle action : le journal sert aux enquêtes internes, aux audits externes et à la preuve. L'administrateur sait l'interroger (par utilisateur, par document, par période) et l'exporter pour un auditeur.

Les indicateurs d'activité

Pages numérisées, documents archivés, recherches effectuées, délai moyen des workflows, taux d'erreur OCR, disponibilité de la plateforme. Ce sont aussi les indicateurs qui démontrent la valeur du projet à la direction.