Le constat
Beaucoup d'organisations ont acheté une GED et constatent quelques années plus tard que le problème n'est pas résolu : les documents sont mieux partagés, mais personne ne sait combien de temps les garder, les doublons se multiplient, et rien ne garantit qu'un document n'a pas été modifié. La raison est simple : la GED n'est qu'un maillon d'une chaîne plus longue.
Quatre fonctions à ne pas confondre
| Fonction | Question à laquelle elle répond | Référence |
|---|---|---|
| GED | Comment travailler ensemble sur les documents ? | — |
| Records management | Quels documents garder, combien de temps, sous la responsabilité de qui ? | ISO 15489 |
| Archivage électronique (SAE) | Comment prouver qu'un document est intègre et authentique ? | Cadre national, journal, empreintes |
| Préservation numérique | Pourra-t-on encore lire ce document dans 30 ans ? | ISO 14721 (OAIS) |
Étape 1 : poser les règles
Avant tout logiciel : un plan de classement fondé sur les fonctions et activités, un référentiel de conservation validé par un juriste, et une politique d'archivage qui fixe les rôles. Ce travail prend quelques semaines et conditionne tout le reste.
Étape 2 : maîtriser le flux quotidien
La GED et la gestion du courrier organisent le flux : capture, métadonnées, classement, circuits de validation. Le bon réflexe : peu de métadonnées obligatoires mais toujours remplies, des listes de valeurs, des circuits simples, des référents par service. L'OCR et l'extraction automatique réduisent la saisie.
Étape 3 : archiver avec valeur de preuve
À un moment défini (signature, clôture, fin d'exercice), le document est versé dans le système d'archivage : il est figé, son empreinte est calculée et enregistrée, sa règle de conservation s'applique, chaque consultation est tracée. Les éliminations à l'échéance sont décidées par un responsable, documentées par un certificat, et suspendues en cas de gel juridique.
Étape 4 : préserver dans la durée
Pour les documents conservés plus de dix ans : formats pérennes, identification et validation des formats à l'entrée, contrôle périodique des empreintes, copies multiples (3-2-1), migration documentée quand un format vieillit. C'est le cœur du modèle OAIS.
Ne pas oublier le papier
Dans la plupart des organisations africaines, le papier reste majoritaire et beaucoup de dossiers sont hybrides. Une stratégie complète intègre les archives physiques : inventaire, identifiant et QR code par boîte, localisation précise, suivi des mouvements, lien entre l'original et sa version numérique.
Par où commencer ?
- Un audit documentaire pour mesurer les volumes, les risques et les priorités.
- Un projet pilote sur un fonds représentatif : plan de classement, numérisation, import, règles.
- Un déploiement progressif service par service, avec formation.
- Une montée en maturité : archivage électronique, puis préservation.
Cette progression, de la transformation documentaire vers la plateforme, est précisément l'approche d'ADA.
Ce livre blanc a une valeur informative et ne constitue pas un conseil juridique. Pour un diagnostic de votre situation, demandez un audit.