Numériser, pour quoi faire ?
Avant de choisir un scanner, clarifiez l'objectif, car il détermine tous les choix techniques :
- Consultation : retrouver et partager vite. Qualité standard, OCR, indexation soignée.
- Sauvegarde : protéger contre la perte des originaux. Copie hors site indispensable.
- Preuve : remplacer, quand c'est permis, la consultation de l'original. Processus documenté et contrôlé.
- Patrimoine : préserver et diffuser des fonds historiques. Haute résolution, formats de préservation, manipulation adaptée.
Mesurer le fonds
Un projet se chiffre à partir de quelques données : métrage linéaire ou nombre de boîtes, nombre moyen de pages par boîte, formats (A4, A3, plans, registres reliés), état de conservation, présence d'agrafes et de documents collés, nombre de dossiers à indexer. Un échantillonnage de quelques boîtes représentatives donne des estimations fiables.
La préparation, poste le plus sous-estimé
La cadence d'un projet dépend surtout de la préparation : dégrafage, défroissage, réparation des pages déchirées, insertion des intercalaires de séparation, contrôle de l'ordre des pièces. Sur des fonds anciens ou mal tenus, la préparation peut prendre plus de temps que le scan lui-même.
Les choix techniques
| Usage | Résolution indicative | Format |
|---|---|---|
| Documents administratifs courants | 200 à 300 ppp | PDF/A avec texte OCR |
| Plans et grands formats | 300 ppp ou plus | PDF/A, TIFF |
| Fonds patrimoniaux | 300 à 600 ppp selon les documents | TIFF non compressé ou sans perte, JPEG 2000 |
Ces valeurs sont indicatives : le pilote permet de les valider sur vos documents réels.
OCR et indexation
L'OCR rend le texte recherchable ; l'indexation rend le document trouvable. Les deux se complètent. L'indexation repose sur les métadonnées définies avec vous (date, numéro d'acte, nom, montant, service). Une partie peut être extraite automatiquement puis contrôlée ; une partie reste saisie par des opérateurs, en particulier pour les documents manuscrits.
Le contrôle qualité
- Contrôles automatiques : pages blanches, images floues, orientation, nombre de pages attendu.
- Contrôles visuels par échantillonnage sur chaque lot.
- Contrôle des métadonnées : complétude et cohérence.
- Rapprochement final : nombre de documents et de pages entre l'inventaire et le résultat.
Chaque lot livré est accompagné d'un rapport, et chaque fichier reçoit son empreinte dès la production.
Chiffrer un projet
Le prix dépend des équipements, de la main-d'œuvre, de la préparation, du contrôle qualité, du stockage, de l'OCR, du transport et de la marge. Les offres se facturent à la page (scan simple, scan + OCR, scan + OCR + indexation, traitement complexe) ou au forfait pour une migration de fonds. Méfiez-vous des prix à la page très bas qui excluent la préparation et le contrôle qualité.
Commencer par un pilote
Notre recommandation : un pilote sur un fonds représentatif (par exemple 1 000 dossiers). Il permet de valider le plan de classement, les métadonnées, la qualité d'image, la cadence réelle et donc le budget, avant d'engager la production. C'est la meilleure protection contre les mauvaises surprises.
Ce livre blanc a une valeur informative et ne constitue pas un conseil juridique. Pour un diagnostic de votre situation, demandez un audit.