Les métadonnées sont les informations qui décrivent un document : qui l'a produit, quand, pourquoi, où il se trouve, combien de temps le garder. Elles font partie des concepts fondamentaux du records management selon l'ISO 15489 ; l'ISO 23081 leur est entièrement consacrée.
Identification
Identifiant unique, titre, type de document, numéro, version.
Contexte
Auteur, service, propriétaire, client ou projet concerné, dossier de rattachement.
Dates
Date de création, de réception, de capture, d'archivage. La bonne date déclenche la bonne durée de conservation.
Gestion
Classement, niveau de confidentialité, règle de conservation, début et fin de conservation, statut.
Technique et preuve
Format de fichier, taille, empreinte (checksum), statut OCR, signature électronique, horodatage.
Localisation
Emplacement numérique et, pour les dossiers hybrides, localisation physique de l'original.
Bonne nouvelle : dans ARCHIVA360, une grande partie de ces métadonnées est calculée ou proposée automatiquement (dates, empreinte, format, extraction par l'IA). L'utilisateur valide.
