Quand une organisation décide de « mettre ses archives en numérique », elle parle souvent de GED. Pourtant, la GED ne couvre qu'une partie du besoin. Confondre gestion documentaire, archivage électronique et records management conduit à des projets qui stockent beaucoup mais ne prouvent rien.
La GED : travailler sur les documents
La gestion électronique des documents sert à créer, capturer, classer, modifier, partager et rechercher des documents vivants. C'est l'outil du quotidien : un contrat en cours de négociation, une note de service en relecture, un dossier client qui s'enrichit.
Une bonne GED offre des versions, des droits d'accès, une recherche efficace et des circuits de validation. Mais elle n'est pas conçue pour garantir qu'un document restera identique pendant dix ans.
Le SAE : conserver avec valeur de preuve
Le système d'archivage électronique intervient quand un document doit être conservé selon des règles définies, avec intégrité, traçabilité et contrôle de son cycle de vie. Une facture archivée ne doit plus pouvoir être modifiée ; chaque consultation doit être tracée ; sa destruction, à l'échéance, doit être décidée et documentée.
En Côte d'Ivoire, la loi n°2013-546 relative aux transactions électroniques parle d'« archivage électronique sécurisé » : des modalités de conservation destinées à garantir la valeur juridique des archives électroniques pendant la durée nécessaire.
Le records management : gérer le cycle de vie
Le records management gère les documents d'activité selon leur contexte, leurs responsables, leurs métadonnées, leurs règles et leur cycle de vie. La norme ISO 15489-1:2016 en fixe les principes. C'est lui qui répond à des questions comme : combien de temps garder ce document ? Qui en est responsable ? Que fait-on à l'échéance ?
La préservation numérique : rester lisible
Enfin, la préservation numérique vise à maintenir l'accès à l'information malgré l'évolution des logiciels, des formats et des supports. Le modèle OAIS (ISO 14721:2025) en est la référence.
En pratique
| Besoin | Outil | Question typique |
|---|---|---|
| Travailler ensemble | GED | Où est la dernière version du contrat ? |
| Prouver | SAE | Ce document a-t-il été modifié depuis son archivage ? |
| Gouverner | Records management | Combien de temps garder les dossiers du personnel ? |
| Durer | Préservation | Pourra-t-on lire ce fichier dans 30 ans ? |
Une plateforme réellement utile combine ces quatre dimensions et fait passer un document de l'une à l'autre au bon moment. C'est le principe d'ARCHIVA360.
