« Combien de temps devons-nous garder nos factures ? » C'est l'une des questions les plus fréquentes. Et c'est précisément celle à laquelle un logiciel ne doit pas répondre seul.
Pourquoi ?
Les durées de conservation dépendent de la réglementation applicable, du secteur d'activité, du type de document, des engagements contractuels et parfois des exigences des bailleurs ou des autorités de contrôle. Elles varient d'un pays à l'autre. Une durée « par défaut » intégrée dans un logiciel peut conduire à détruire trop tôt un document qui aurait servi de preuve, ou à conserver trop longtemps des données personnelles.
Qui les fixe ?
Votre organisation, avec un archiviste et un juriste. Nous les accompagnons pour construire un référentiel de conservation : pour chaque type de document, une durée, un événement déclencheur (fin de contrat, départ d'un salarié, clôture d'exercice) et un sort final.
Le rôle de la plateforme
- Appliquer les règles validées, automatiquement, à chaque document.
- Calculer les échéances et alerter à l'avance : « 1 250 documents arrivent à échéance dans 90 jours ».
- Permettre le gel juridique en cas de contentieux.
- Ne jamais détruire sans décision humaine, tracée, prise par une personne habilitée.
Un exemple de tableau
| Document | Échéance | Action |
|---|---|---|
| Contrat A | 2028 | Examiner |
| Facture B | 2027 | Conserver |
| Dossier C | 2035 | Conservation longue |
| Archive D | Permanente | Préserver |
Ces valeurs sont illustratives : les vôtres seront établies avec vos experts.
