Qui peut encore ouvrir un fichier créé avec un traitement de texte des années 1990 ? Les formats, les logiciels et les supports changent. Un document numérique n'est pas éternel par nature : il faut organiser sa préservation.
Le modèle OAIS
Le modèle OAIS (Open Archival Information System), normalisé sous la référence ISO 14721:2025, décrit ce que doit faire une archive pour préserver l'information à long terme. Il couvre notamment l'entrée des documents, le stockage archivistique, la gestion des données, l'accès et la diffusion, ainsi que la migration vers de nouveaux supports et formats.
Concrètement
- Identifier le format de chaque fichier dès son entrée.
- Valider qu'il respecte la norme de son format.
- Convertir si nécessaire vers un format pérenne, comme le PDF/A (ISO 19005).
- Contrôler l'intégrité périodiquement grâce aux empreintes.
- Migrer quand un format devient obsolète (ISO 13008), en gardant la trace de chaque transformation.
Qui est concerné ?
Toutes les organisations qui conservent des documents au-delà de dix ans : administrations, universités, banques, institutions patrimoniales. Pour les autres, un format de conservation adapté et un contrôle d'intégrité régulier constituent déjà une très bonne base.
Et la certification ?
La norme ISO 16363 permet d'auditer et de certifier un dépôt numérique fiable. C'est un objectif de long terme pour les archives qui préservent un patrimoine.
