Prenons une mairie qui possède 3 millions de pages papier : registres, délibérations, arrêtés, dossiers d'urbanisme, courrier. Retrouver un document y prend parfois des heures. Voici comment nous menons un tel projet.
Les dix étapes
Audit
Visite des locaux, estimation des volumes, état de conservation, priorités, contraintes d'accès.
Classement
Construction d'un plan de classement avec les services de la mairie.
Inventaire
Chaque boîte reçoit un identifiant et un QR code ; son contenu est décrit.
Numérisation
Préparation (dégrafage, défroissage), scan adapté au format et à l'état des documents.
OCR
Reconnaissance du texte pour permettre la recherche plein texte.
Indexation
Saisie ou extraction des métadonnées : dates, numéros d'actes, noms, quartiers.
Contrôle qualité
Pages manquantes, lisibilité, cohérence des métadonnées, par échantillonnage et contrôles automatiques.
Import dans ARCHIVA360
Chaque document entre avec son empreinte et sa place dans le plan de classement.
Règles de conservation
Durées et sort final fixés avec l'archiviste et le juriste.
Mise en ligne des archives autorisées
Les documents communicables peuvent être publiés sur un portail public.
Quelques ordres de grandeur
La cadence dépend surtout de la préparation des documents, bien plus que des scanners. Des documents agrafés, pliés ou abîmés demandent un temps de préparation important. C'est pourquoi nous commençons toujours par un pilote : il permet de mesurer la cadence réelle et de chiffrer le projet sur des bases solides.
Le résultat
La mairie retrouve un document en quelques secondes au lieu de chercher manuellement dans des armoires. Les originaux, reconditionnés et localisés, sont mieux protégés. Et les archives historiques peuvent enfin être partagées avec les chercheurs et les citoyens, dans le respect des règles de communicabilité.
