Le plan de classement est la colonne vertébrale de votre gestion documentaire. Sans lui, chaque service range à sa façon et les documents se perdent. Voici une méthode simple pour construire le vôtre.
1. Partir des activités, pas de l'organigramme
Les organigrammes changent ; les activités restent. Classez d'abord par grandes fonctions : direction, finances, ressources humaines, juridique, commercial, achats, technique, archives historiques.
2. Descendre en séries
Pour chaque fonction, listez les séries de documents. Exemple pour la Direction financière : comptabilité, factures clients, factures fournisseurs, états financiers, déclarations fiscales, audits.
3. Définir les types de documents
Pour chaque série : quels types de documents la composent ? Facture, bon de commande, bon de livraison, relevé…
4. Attacher les règles
Pour chaque série ou type : durée de conservation, événement déclencheur, sort final, niveau de confidentialité, propriétaire, service responsable. Les durées se fixent avec un juriste.
5. Choisir les métadonnées
Quelles informations permettront de retrouver le document ? Titre, auteur, dates, numéro, client, projet, montant… Limitez-vous à ce qui sert réellement.
6. Tester, valider, versionner
Testez le plan sur un échantillon réel de documents, ajustez-le avec les services, faites-le valider et donnez-lui un numéro de version. Il évoluera avec l'organisation.
Notre service Conseil accompagne cette démarche avec un archiviste, puis paramètre le plan dans ARCHIVA360.
